¡Conozca todo sobre los libros oficiales y la obligatoriedad de presentarlos!
(Por Asesoría Hipólito, su Asesoría en Sevilla)
Tener al día los libros oficiales y la obligatoriedad de presentarlos son dos de los aspectos a tener en cuenta si acaba de constituir una sociedad mercantil, va a hacerlo o acaba de entrar en una como socio. Cada tipo de sociedad tiene una serie de obligaciones jurídicas, tributarias y burocráticas. En el caso de las sociedades mercantiles, las que sean sociedades de capital como las Sociedades Anónimas o las Sociedades Limitadas, están obligadas a presentar y legalizar ante el Registro Mercantil correspondiente los libros en el plazo de los cuatro primeros meses a contar desde el cierre del último ejercicio fiscal. La presentación de los libros oficiales y su legalización puede efectuarse de forma telemática en el Registro. En Asesoría Hipólito le vamos a explicar cómo realizar este trámite de presentar los libros oficiales de su sociedad mercantil.
Tipos de libros oficiales
En primer lugar, debemos recordar los distintos tipos de libros oficiales que una sociedad mercantil de capital debe presentar en el Registro Mercantil correspondiente. Estos se dividen entres tipos. Veámoslos:
Libros Contables obligatorios
- Libro diario
- Libro de inventarios y Cuentas anuales
Libros Mercantiles obligatorios
- Libro o libros de actas
- Libro registro de socios
- Socios: para las sociedades de responsabilidad limitada (SL), sociedades limitadas laborales (SLL) y sociedades de garantía recíproca (SGR).
- Sociedad: para las sociedades de responsabilidad limitada unipersonal (SLU) al tener un único socio debe registrar los acuerdos con éste.
- Acciones nominativas: para las sociedades anónimas (SA), sociedades anónimas laborales (SAL) y sociedades comanditarias por acciones, en caso de que las sociedades posean acciones nominativas.
Libros Fiscales obligatorios
Además de los libros anteriores, las empresas sujetas al Impuesto del Valor Añadido (IVA) deben llevar los siguientes libros oficiales:
- Libros de IVA
- Facturas emitidas
- Facturas recibidas
- Bienes de inversión
- Operaciones intracomunitarias (en caso de haberlas).
Cómo presentar los libros oficiales telemáticamente
Si quiere saber cómo presentar los libros oficiales telemáticamente, lo primero que debe hacer es acceder a la página web Registradores.org, seleccionando la opción “Presentación telemática de documentos” disponible en el menú “A un clic”.
En la siguiente pantalla, el usuario pulsará la opción “Acceso con Certificado” .
Se abrirá una ventana en la que debe escoger el certificado con el cual accederá al servicio.
Para poder acceder a este apartado, debe estar dado de alta en los servicios telemáticos y disponer de uno de los siguientes certificados vigentes (ETOKEN Colegio de Registradores, FNMT, ACA, CATCERT, GVA, ANCERT emitidos a Notario, DNIe, AC FIRMAPROFESIONAL CA1, CAMMERFIRMA, IZENPE) que el portal reconocerá siempre y cuando este emitido a un NIF.
Cuando el usuario se identifique con su certificado, se cargará el componente y se comprobará la versión de Java instalada en su equipo.
A continuación presentaremos los libros oficiales. Para ello deberá seleccionar la opción “Presentar libros”. Debe saber que existe un coste asociado por la presentación telemática.
Seleccionada la opción “Presentar libros”, se nos mostrará un mensaje, que es meramente informativo. Haga clic en Aceptar, a continuación, se abrirá una ventana donde seleccionaremos la “carpeta” que contiene el fichero .ZIP con los libros oficiales. Deberá buscar, y posteriormente seleccionar la carpeta que contiene los ficheros generados con el programa LEGALIA u otro equivalente.
El directorio por defecto de Legalia 2014 lo encontrará en C:\Usuarios\ propio_usuario|Legalia2.
Tras seleccionar la carpeta y pulsar ABRIR, automáticamente la aplicación añadirá la información contenida en la carpeta. Tras añadir la información en la pantalla “Presentación”, la aplicación bloqueará todos los campos de ésta, exceptuando “Referencia del documento”, la casilla “Aplicar IRPF” y el botón “Añadir Documentos”, a través del cual podemos añadir documentos necesarios para completar la presentación de los libros oficiales.
Una vez se haya creado la presentación de los libros oficiales, debemos comprobar que es correcto el correo donde se enviarán las notificaciones. A continuación, en el campo “Datos de Facturación”, puede marcar o desmarcar la casilla para indicar si desea o no aplicar IRPF.
Se debe rellenar el campo Referencia de documento, ya que quedará reflejada en el acuse de recibo del envío y le servirá para identificar la presentación de los libros oficiales.
En Añadir Documento, puede añadir ficheros en formato PDF hasta un máximo de tres ficheros por presentación. Los ficheros acompañarán a la presentación de libros oficiales.
Una vez rellenadas todas las casillas obligatorias y después de comprobar que el resto de los datos son correctos, se procede a “Firmar y Enviar” la presentación de libros oficiales.
Seleccionado el certificado con el que se quiere firmar dicha presentación (por defecto será el mismo que al principio), al pulsar el botón “Firmar y enviar” la aplicación mostrará el explorador de archivos para que guarde la presentación como un archivo XML. Es importante conservar este fichero para posibles comprobaciones posteriores.
Con la presentación de libros oficiales guardada, la aplicación realizará el envío de la misma. Una vez enviada, se mostrará un mensaje indicando que la presentación ha sido enviada correctamente. Al pulsar Aceptar, se muestra un mensaje en pantalla indicando que la presentación ha sido enviada correctamente y se le asignará un código identificativo denominado “ID de Trámite”.
Hay que tener en cuenta que, una vez enviada una presentación; el usuario ya no podrá modificar sus datos, aunque sí consultarlos.
Adicionalmente, en el mismo portal puede solicitar un acuse de recibo por parte de la aplicación.
Esta es la manera en que debe presentar los libros oficiales de su sociedad mercantil de capital de forma telemática. No obstante, si tiene dudas sobre el proceso o sobre cómo hacerla de otro modo; no dude en contactar con Asesoría Hipólito, su asesoría de confianza en Sevilla.
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